El reto de una Optimización de Procesos adecuada es que todas las piezas que conforman el motor de la organización, encajen. Por este motivo, en este artículo verás 5 claves que te ayudarán a utilizar tus recursos eficazmente. ¡Empecemos!
¿Para qué es una Optimización de Procesos?
Todas las empresas requerimos de una Optimización de Procesos tarde o temprano. Esto no significa que la forma de trabajo usualmente dada en la compañía haya impactado de forma negativa a tu organización. Pero de aplicar una podemos aumentar la efectividad de los negocios de una forma no antes vista.
El objetivo principal de aplicar optimizaciones es mejorar el resultado previamente dado. Reduciendo tiempos, costos y errores; y aumentando la efectividad correspondiente a cada producto o servicio. Recuerda que con esta acción impulsaremos el valor de tu empresa.
Esta tiene que tener sus estrategias definidas de una forma que se entregue la mejor calidad, servicio y precio.
Para establecer una Optimización de Procesos eficiente, se aconseja tomar en cuenta los siguientes 5 puntos:
Identifica el proceso y tus recursos
¿Qué es lo que quieres actualizar? Para definir un proceso es necesario analizar todo lo que conlleva realizarlo. Así tendremos en cuenta donde aparecen los cuellos de botella, que materiales son los que más se utilizan, el tiempo empleado, los costes, las personas implicadas, entre otros.
Desglosa el proceso
El objetivo de esta fase es dividir en pequeñas acciones lo que se concretará, como las entradas y salidas del proceso. Haz de plasmar cada uno de los pasos que intervienen y cómo interactúan entre ellos. Con esta acción conseguiremos un mayor control de las próximas acciones de mejora.
Establecimiento de Indicadores de Gestión
Para tener una medición exacta de la eficacia de los procesos implementados, se aplican los KPI. Ellos nos dan una visión objetiva de la situación. No olvides que no todos los KPI aplican para todos los procesos, identifica tu meta y establece los que más convengan.
Analiza los datos y toma decisiones
Gracias a la información obtenida de la fase anterior, podemos comparar como el progreso va afectando nuestro desempeño. Tenemos que tomar decisiones bien pensadas para asegurar que el flujo del trabajo sea adecuado. No olvides que estas métricas nos permiten reconocer continuamente que parte del proceso está funcionando mejor y que otro está siendo afectado.
Seguimiento continuo
El análisis se debe dar de manera continua. Todas tus áreas tienen que proveer un feedback de su situación, así estaremos recogiendo y analizando cualquier incidencia. Este aporte le permite a tu organización una mejora a través del tiempo. Procura establecer una hoja de ruta que te sirva como plan estratégico para obtener los mejores resultados.
¿Qué te pareció la información de este artículo? No olvides que la Automatización de Procesos no puede darse de un día a otro. Debemos indagar en qué es lo que necesita la empresa y como el cambio afecta a los clientes. ¿Buscas una empresa que te apoye con tu transformación? ¡Entonces Alma Consultores se pone a tu disposición!
