Es posible que te hayas percatado que algunos eventos de tu organización no permiten una efectividad total. ¿Tu empresa tiene fallas en su producción? ¿Las áreas no tienen una comunicación eficiente? ¡Entonces necesitas una Automatización de Procesos! ¡Consíguela con Alma Consultores!
¿Qué es la automatización de procesos?
Es la implementación de la tecnología y la integración de sistemas y datos para modificar un proceso que se ejecutaba antes manualmente. Este es un gran paso en la gestión empresarial porque es capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente.
Con la Automatización de Procesos nos es posible:
- Reducir costos, tiempos y desperdicios.
- Aumentar la productividad.
- Minimizar fallas en tiempo real.
¿Cómo automatizar?
Se puede utilizar un BPMS (Business Process Management Suite o System) que mapea, automatiza, monitorea y ejecuta todos los procesos en todas sus etapas. Este software puede encontrarse en la nube. Repitiendo un poco, este nos posibilita mapear los procesos, modelarlos, ponerlos al control de los colaboradores, dar monitoreo y analizar los datos para mejorarlos.
¿Cómo selecciono un proceso a automatizar?
Veamos algunos consejos:
Realiza mapeos organizacionales
Es crucial verificar los procesos de la empresa para acceder a una visión sistemática de las operaciones. De esta manera podremos identificar cualquier cuello de botella, actividad duplicada o que no agregue valor a tu organización. Al finalizar tal tarea pasamos a seleccionar un proceso más eficiente.
Evaluación del proceso y su potencial
No cualquier actualización debe realizarse. La Automatización de Procesos tiene que eliminar errores, reducir costos y permitir una ganancia a largo plazo.
Establece un cronograma
Cualquier trabajo a llevar a cabo debe darse siguiendo una serie de etapas. El equipo que las implemente debe considerar realizar pruebas para encontrar y corregir fallas. Es aconsejado que los colaboradores elegidos sean responsables al investigar todas las partes correspondientes de los procesos existentes.
Entrenamientos
La capacitación de las actualizaciones es vital para tu empresa. No solo porque permite que todos sepan qué se ha hecho, sino porque también da paso a oír la opinión del resto de colaboradores sobre los cambios.
Supervisión constante
Toda actualización debe mantener un análisis constante. Estos pueden darse mediante indicadores y gráficos que permitan encontrar puntos que necesiten ser mejorados. Con esta acción, el ciclo de automatización empieza nuevamente.
¿Mi empresa necesita una Automatización de Procesos?
Todas las empresas las necesitamos. Recordemos que así como las herramientas se actualizan, las formas de llevar a cabo nuestras tareas también. Sin embargo, si buscas conocer si tu empresa necesita con urgencia una, puedes tratar de identificar los siguientes síntomas:
Problemas de comunicación: Si un área no responde a las solicitudes de otras, he aquí una señal que algo está sucediendo.
Acciones desalineadas a la estrategia de negocio: Si encontramos que existen operaciones que no se efectúan de acuerdo a lo establecido, habrá que notar el porqué y las repercusiones de estas acciones.
Falta de estandarización: La ausencia de ella da puertas abiertas a las fallas, desperdicios y reelaboraciones.
Falta de productividad: Si encuentras que se está reduciendo la productividad y no sabes por qué, hay posibilidades de que algo haya sucedido en el flujo de trabajo.
Ventajas de una Automatización de Procesos
Veamos los beneficios de mejorar tu organización:
- Reducción de Costos.
- Estandarización de Procesos.
- Control de desempeño.
- Mayor agilidad operativa.
- Da paso a diferentes formas de comunicación.
- Tareas más fáciles de cumplir.
- Facilidad de establecer prioridades.
- Se da una trazabilidad al proceso.
- Se permite una integración de los sistemas.
¿Qué te pareció la información de hoy? Consideramos que gracias a ella estas con una mejor preparación para adentrarte al mundo de la actualización empresarial. ¿Requieres ayuda con tu compañía? Contacta con Alma Consultores y empecemos a gestionar de mejor manera tus procesos.
